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1　紙文書の保存場所?方法

文書管理者の責任において共用の保存場所(事務室、書庫等)に保存する。

(1)　事務室における保存

①　事務室においては、「1)まとめ終えていない法人文書ファイル等」と「2)まとめ終えた法人文書ファイル等」とを区分して保存するとともに、1)と2)のうち継続的に利用する法人文書ファイル等の保存場所を職員にとってより使いやすい場所とするよう配意する。

②　個人的な執務の参考資料の収納場所は、職員各自の机の周辺のみとする。

(2)　書庫における保存

①　前々年度以前の法人文書ファイル等については、「継続的に利用する法人文書ファイル等」を除き、法人文書を適切に保存できる書庫等で保存する。

②　個人的な執務の参考資料は書庫に置いてはならない。

(3)　機密性の高い法人文書ファイル等

(1)、(2)にかかわらず、機密性の高い法人文書ファイル等については、施錠のできる書庫等に保存し、不正な持ち出しや盗難を防ぐ措置を講ずるものとする。

(4)　ファイリング用具の表示

ファイリング用具の見出しや背表紙の表示については、別添様式のとおりとする。

2　電子文書の保存場所?方法

文書管理者の責任において共用の保存場所に保存する。

(1)　文書の改ざんや漏えい等の防止等の観点から、情報の適正な取扱いを確実にするための手段を講じたサーバにより保存し、立博体育_立博app-官网香川大学文書処理規程に準じたファイル管理を行う。

(2)　保存期間満了時の措置を移管としたものについて、長期に保存するものについては、技術的に変換が困難な場合を除いて、「標準的フォーマット」で保存するとともに、見読性を維持する。

(3)　立博体育_立博app-官网香川大学情報セキュリティポリシーの規定に従い、必要に応じ、パスワードの設定、暗号化、電子署名の付与を行うとともに、バックアップを保存する。

(4)　共有フォルダを保存先として活用する際は、共有フォルダについて、法人文書ファイル管理簿上の分類に従った階層構造にする等、共有フォルダの構成を法人文書ファイル等として管理しやすい構造とする。

(5)　電子メールのうち、意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書に該当するものについては、原則として作成者又は第一取得者が速やかに関連文書とともに法人文書ファイルにまとめるなどして、共有フォルダ等に移し、保存するものとする。

3　引継手続

(1)　文書管理者の異動の場合の法人文書ファイル等の引継手続については、下記のとおりとする。文書管理担当者の異動についても同様とする。

①　前任の文書管理者は、少なくとも次に掲げる文書を後任の文書管理者に引き継ぐものとする。

?法人文書ファイル管理簿

?保存期間表

?文書管理状況の点検?監査結果

②　後任の文書管理者は、前任の文書管理者の立会いの下、管理している法人文書ファイル等の保存場所等を確認する。

(2)　組織の新設?改正?廃止の場合の法人文書ファイル等の引継手続きについては、下記のとおりとする。

(引継元の組織における措置)

①　引継ぎを行う業務に関わる次に掲げるものについて引継先を整理する。

?法人文書ファイル等

?法人文書ファイル管理簿

?引継ぎを行う業務に関わる移管?廃棄簿の写し

?保存期間表

?直近の文書管理状況の点検?監査結果

②　引継元の文書管理者は、引継先の文書管理者の立会いの下、引継ぎを行う法人文書ファイル等と法人文書ファイル管理簿の突合を実施する。

③　引継元の文書管理者は、①で引継先を整理したもの及び②の突合結果を引継先の文書管理者に引き渡す。

④　法人文書ファイル管理簿上で、引継ぎをする法人文書ファイル等の書誌情報(管理者、保存場所等)の更新を実施する。

(引継先の組織における措置)

⑤　③の引渡し、④の管理簿の更新が確実に行われていることを確認し、紙媒体の法人文書ファイル等は背表紙を更新する。

?組織の改廃等により文書管理者が存在しなくなる法人文書ファイル等については、副総括文書管理者は、引き継ぐ法人文書ファイルの内容に最も密接な関係を有する文書管理者を、当該法人文書ファイル等の新たな文書管理者として指名し、その旨を当該文書管理者及び引継元の文書管理者に通知する。

4　その他適切な保存を確保するための措置

(1)　ファイリング用具の見出しや背表紙(別記様式)等の表示内容について、法人文書ファイル管理簿の記載内容と齟齬が生じないよう、少なくとも毎年度一回、文書管理者が確認する。

附則

附則(平成26年4月1日)

附則(立博体育_立博app-官网4年4月1日)

附則(立博体育_立博app-官网6年4月1日)